Cara Mengarsipkan File Supaya Mudah Dicari

Anda seorang pegawai kantoran? atau seorang pegawai tata usaha sekolah? anda pasti tidak asing dengan tumpukan file atau berkas dalam bentuk hard copy menumpuk di ruangan anda. Tentu saja hal tersebut akan mengganggu kenyamanan kita dalam bekerja. di dalam lemari, di lantai, bahkan sampai dengan di atas meja penuh dengan tumpukan kertas, map dan kumpulan berkas-berkas yang sangat tidak mungkin untuk kita buang atau kita bakar.



sekarang mari kita hitung-hitungan, karena saya bekerja sebagai seorang guru sekaligus bagian tata usaha di salah satu sekolah dasar di kabupaten Tabalong Kalimantan Selatan. di sekolah setiap bulan di harus kan untuk melaporkan data guru dan siswa selama satu bulan yang terdiri dari beberapa rangkap. biasanya 1 rangkap itu terdiri dari 5-6 lembar. Kalau 1 tahun berarti 12 x 6 = 72 lembar. Kalau 10 tahun berarti 10 x 72 = 720 lembar. itu baru untuk arsip laporan bulanan. Belum arsip data siswa pertahun, arsip data guru, dan lain-lain.



Coba kita bayangkan memiliki arsip segunung, kemudian kita ingin mencari salah satu arsip yang mungkin hanya terdiri dari beberapa halaman. tentu saja pencarian data tersebut akan memakan waktu yang mungkin bisa berjam-jam, atau mungkin berhari.

Bagaimana cara kita agar mengurangi tumpukan-tumpukan arsip tersebut? atau supaya kita bisa lebih cepat untuk melakukam pencarian terhadap arsip file tersebut. Sebenarnya mudah saja, tinggal kita bakar beres (hehe). Ada berbagai cara untuk mempermudah kita dalam menyusun, mengurutkan, dan mencari arsip file yang kita perlukan.

Cara pertama :

Hampir setiap orang pada zaman sekarang sudah memiliki perangkat android. Sepertinya itu sudah menjadi  suatu kebutuhan yang sangat penting. cara pertama ini adalah dengan memanfaatkan fitur kamera yang ada pada android/smartphone anda. setiap file tinggal kita foto satu persatu kemudian tinggal di masukkan kedalam hard drive untuk di kumpulkan atau di kelompokkan menurut kelompoknya. hasilnya sangat tergantung dari kualitas kamera yang ada pada smartphone tersebut. karena semakin jernih resolusi kameranya tentu semakin bagus foto yang di hasilkan. tinggal bagaimana kita menyusun dengan sedemikian rupa untuk mempermudah pencarian file tersebut.



Cara kedua :

Setiap kantor biasanya pasti memiliki printer yang memiliki fitur Scanner , kita dapat memanfaatkan fitur tersebut untuk menyimpan arsip-arsip kita dalam bentuk soft file yang tentu saja mempermudah pencarian dan penyunan sehingga mudah untuk ditemukan. caranya tidak jauh beda dengan menggunakan kamera, hanya saja denga scanner file tersebut bisa langsung tersimpan di hard drive, dan tentu saja hasilnya lebih bagus dari pada kamera smartphone karena scanner memang dikhususkan untuk hal tersebut. untuk cara penggunaan scanner silakan teman-teman mencarinya di mbah google karena banyak tersedia toturialnya.



Dari 2 cara di atas, kita dapat mengurangi tumpukan arsip yang ada di kantor kita. juga tentu saja dapat mempermudah pencarian file tersebut jika sewaktu-waktu diperlukan tanpa membongkar tumpukan-tumpukan yang lain.

Namun dengan cara ini hanya bisa mengurangi, karena kebiasaan yang diperlukan adalah hard copy dari file tersebut. Jadi paling tidak dengan 2 cara di atas kita dapat mengurangi tumpukan dan dapat dengan mudah mengakses file tersebut jika suatu saat diperlukakan

Subscribe to receive free email updates:

2 Responses to "Cara Mengarsipkan File Supaya Mudah Dicari"

  1. Suatu saat dokumen kertas dapat terhubung dengan perangkat komputer, jadi kertas itu akan nongol atau gerak sendiri saat kita panggil. Kapan ya bisa seperti itu?

    ReplyDelete
    Replies
    1. saya pernah baca sebuah buku pa, "jangan kamu bertanya kapan ya bisa seperti itu? tapi bertanyalah, kamu mau tidak seperti itu?

      mungkin nunggu teknologi tony stark (iron man) sampai di Indonesia pa hehehe

      Delete

Follow by Email